Политика обработки
персональных данных

01Оператор и область действия

1.1. Оператор — ООО «Инклауд», ИНН 7704469659, ОГРН 5187746015518, адрес: 121099, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Арбат, ул. Новый Арбат, д. 30/9, пом. 2Н. Оператор самостоятельно определяет цели и средства обработки данных посетителей сайта, клиентов и лиц, которые обращаются в InCloud.

1.2. Политика распространяется на сайт incloud.ru, собственный личный кабинет my.incloud.ru, локальную систему 1С, обращения в отдел продаж и поддержку, расчёты и взаимодействие с представителями организаций. Персональные данные — сведения, относящиеся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу.

1.3. Политика разработана с учётом Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка также регулируется применимыми положениями ГК РФ, законодательства об информации, бухгалтерском и налоговом учёте, кассовых расчётах и рекламе.

1.4. Данные, которые клиент размещает на арендованных ресурсах о своих работниках, покупателях и других лицах, имеют отдельный режим. Если InCloud обрабатывает их по поручению клиента, цели, перечни данных и операций, требования защиты и обязанности сторон определяются договором и поручением по части 3 статьи 6 № 152-ФЗ. Настоящая политика не заменяет такое поручение и не является согласием этих лиц. Обработка данных работников самого InCloud регулируется также внутренними документами работодателя.

02Какие данные и для чего

2.1. Объём сведений зависит от взаимодействия с InCloud. Мы не требуем весь перечисленный ниже набор у каждого посетителя. При обычной регистрации физического лица из контактных данных запрашивается email; имя и телефон могут отдельно указываться при обращении через соответствующую форму.

2.2. При предоставлении хостинга применяются требования об идентификации и (или) аутентификации по статье 10.2-1 № 149-ФЗ и правилам Правительства РФ. Обязательная проверка имеет самостоятельное законное основание; конкретный способ и необходимые сведения должны сообщаться до неё. Указание email при регистрации не означает, что такая проверка уже пройдена.

2.3. Через обычные формы сайта не следует направлять паспортные сканы, полные реквизиты карты, пароли, сведения о здоровье и другую избыточную информацию. Если дополнительные данные необходимы по закону или для конкретного обращения, InCloud поясняет основание запроса и способ их безопасного предоставления.

03Основания и согласия

3.1. Для каждой цели применяется соответствующее правовое основание. Необходимая обработка для договора или исполнения закона не подменяется обязательным согласием на всё сразу. Если основание — согласие, оно должно быть конкретным, информированным и подтверждаемым и оформляется отдельно от оферты, политики и иных документов.

3.2. Посещение сайта, молчание, заранее проставленная отметка или оплата услуги не считаются согласием на необязательную обработку. Отказ от аналитики или рекламы не препятствует заказу услуг. Если без определённых данных нельзя выполнить обязательное требование закона или запрос пользователя, Оператор объясняет причину и последствия отказа.

3.3. На дату этой редакции рекламные email-рассылки только планируются. Их запуск допускается после получения отдельного предварительного согласия на рекламу и надлежащего основания обработки email для этой цели. Регистрация и сообщения по заказу не дают такого согласия. При запуске подписки пользователю сообщаются её условия, срок и способ отказа; отказ от рекламы исполняется незамедлительно.

3.4. Оператор не вправе использовать сведения для новой несовместимой цели без соответствующего основания. Специальные категории и биометрические данные не запрашиваются для обычных заявок и регистрации; для их целевой обработки применяются специальные требования закона. Размещение персональных данных в публичном доступе, например в именном отзыве, требует самостоятельного основания и в предусмотренных случаях отдельного согласия на распространение.

04Порядок обработки

4.1. Сведения поступают от пользователя через формы, кабинет и переписку, от уполномоченного представителя клиента, из технических журналов, а также от участников расчётов в объёме, необходимом для подтверждения оплаты. При получении данных от другого лица Оператор выполняет требования об информировании субъекта, если не действует законное исключение.

4.2. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и без них. В зависимости от цели она включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление и доступ на законном основании, блокирование, удаление и уничтожение. Обезличивание применяется, когда результат позволяет выполнять задачу без установления личности.

4.3. Обрабатываются только необходимые и соразмерные цели сведения; неточные данные уточняются, избыточные удаляются. Доступ сотрудников ограничивается их задачами. Клиентские данные находятся в собственном личном кабинете InCloud, сведения по корпоративным договорам и учёту — также в локальной 1С. Использование этих программ само по себе не предполагает передачу базы их разработчикам или внешнему облачному сервису.

4.4. Решения, порождающие юридические последствия или иным образом затрагивающие права человека, не могут основываться исключительно на автоматизированной обработке вне случаев, допускаемых статьёй 16 № 152-ФЗ. Пользователь может обратиться за разъяснением и пересмотром спорного решения.

05Cookies, Метрика и Вебвизор

5.1. Cookies — небольшие записи в браузере. Технические cookies могут использоваться для сеанса, авторизации и защиты кабинета в пределах необходимого для его работы. Аналитические идентификаторы предназначены для статистики и не относятся к обязательному условию получения услуги.

5.2. На сайте используется Яндекс Метрика с функцией Вебвизор. Поставщик — ООО «ЯНДЕКС», Россия, 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16. Сервис получает технические сведения о посещении и действиях пользователя; Вебвизор позволяет воспроизводить сеанс, в том числе переходы, прокрутку и клики. Такие сведения не объявляются анонимными только потому, что вместо имени используется идентификатор.

5.3. Правовое основание аналитической обработки — пункт 7 части 1 статьи 6 № 152-ФЗ: законные интересы Оператора в оценке посещаемости, поиске ошибок и улучшении сайта при условии, что права и свободы пользователя не нарушаются. Отдельное согласие на эту цель не запрашивается; вместо него применяется информирование — уведомление при первом посещении сайта и настоящий раздел. Просмотр страницы, продолжение работы на сайте и закрытие такого уведомления согласием не являются и в качестве согласия Оператором не используются.

5.4. Условие пункта 7 части 1 статьи 6 Оператор обеспечивает пределами обработки. Аналитика применяется к посещению сайта и не связывается с содержанием обращений и данными личного кабинета. Сведения из форм не передаются в Метрику в качестве целей и пользовательских параметров, а поля ввода помечены как не подлежащие записи Вебвизором, поэтому введённый текст заменяется в записях маскирующими символами. Пароли, платёжные реквизиты, контакты и содержание обращений не должны попадать в записи Вебвизора, адреса страниц, названия целей и пользовательские параметры.

5.5. Пользователь вправе возразить против аналитической обработки. По обращению, направленному по контактам раздела 12, Оператор прекращает её в отношении этого пользователя; отказ не влияет на заказ услуг и работу личного кабинета. Независимо от обращения аналитику можно отключить самостоятельно — средствами браузера либо блокировщиком сбора данных Яндекс Метрики. Удаление cookies само по себе не удаляет сведения, уже полученные сервисом: запрос об их обработке рассматривается отдельно с учётом возможности установить относящиеся к пользователю записи.

5.6. Передача сведений поставщику оформлена как поручение обработки: по условиям использования Метрики Оператор выступает оператором персональных данных, а ООО «ЯНДЕКС» — лицом, действующим по его поручению, а цели, перечень действий, требования конфиденциальности и защиты определены этими условиями и разделом 6 настоящей политики. Правила поставщика опубликованы в условиях использования Метрики и политике Яндекса.

5.7. На странице контактов также размещена Яндекс Карта: при загрузке карты браузер обращается к сервису Яндекса и передаёт технические сведения, необходимые для соединения и отображения карты. Это отдельная функция, не рекламная подписка.

06Оплата и третьи лица

6.1. Для оплаты сейчас используется Unitpay. Личный кабинет формирует ссылку на платёжную страницу; передача email и иных данных клиентского профиля из кабинета платёжному сервису в этой схеме не предусмотрена. При переходе сервис самостоятельно получает необходимые технические сведения, а пользователь вводит запрошенные для платежа данные непосредственно на его стороне.

6.2. Полные реквизиты банковской карты и код её защиты не вводятся в формах InCloud и не предназначены для хранения в кабинете. Для учёта расчётов InCloud обрабатывает сведения о заказе и результате платежа. Правила обработки на стороне Unitpay определяются его договором с плательщиком и опубликованной в нём политикой. Платёжный сервис и участвующие банки выполняют собственные обязанности по закону.

6.3. При смене способа оплаты или агрегатора актуальный сервис и его условия сообщаются до перехода к оплате, а сведения этой политики обновляются. Замена сервиса не даёт права передавать ему клиентскую базу без соответствующего основания. Если меняются состав данных или цели обработки, выполняются применимые требования об информировании и согласии.

6.4. Клиентская база кабинета и локальной 1С не передаётся внешнему биллингу, CRM или сервису рассылок. Доступ внутри InCloud предоставляется уполномоченным сотрудникам. Отдельный обмен необходимыми сведениями осуществляется при расчётах с банками и другими участниками платежа, а также по предусмотренным законом требованиям уполномоченных органов. Яндекс получает сведения о посетителях в рамках функций раздела 5; это отдельный поток данных, не передача всей клиентской базы.

6.5. Поручение обработки другому лицу оформляется по части 3 статьи 6 № 152-ФЗ с определением цели, данных, операций, требований конфиденциальности, защиты и обязанностей исполнителя. Сведения о лицах, которым поручена обработка, и получателях относящихся к пользователю данных предоставляются по его запросу. Эта политика не является общим согласием на передачу неопределённому кругу лиц.

6.6. Переход по ссылке на сторонний сайт или самостоятельное обращение в мессенджер регулируются также правилами выбранного сервиса. Само наличие ссылки не разрешает InCloud выгружать туда клиентскую базу и не отменяет ответственность Оператора за собственные действия.

6.7. В будущем для рекламных email-рассылок может быть привлечён отдельный сервис. До передачи ему адресов Оператор определяет поставщика, его местонахождение и условия обработки, оформляет поручение и необходимое согласие на передачу в рамках такого поручения, если закон не предусматривает иного, а также предварительное согласие на рекламу. Подписчику сообщаются сведения о сервисе, передаваемых данных и сроках; действующие клиенты не включаются в рекламную базу автоматически.

07Где находятся данные

7.1. Базы собственного кабинета InCloud, локальной 1С и их резервные копии размещаются в Российской Федерации. При сборе персональных данных граждан РФ Оператор соблюдает требования части 5 статьи 18 № 152-ФЗ: предусмотренные ею операции не выполняются с использованием зарубежных баз вне прямо установленных законом исключений.

7.2. В описанной схеме обслуживания Оператор не осуществляет трансграничную передачу клиентской базы. До организации такой передачи необходимо отдельно проверить правовое основание, сведения о получателе и государстве, выполнить уведомительные и иные требования статьи 12 № 152-ФЗ и учесть возможные ограничения Роскомнадзора. Публикация новой редакции политики сама по себе не разрешает трансграничную передачу.

7.3. География обработки не определяется только адресом основного сервера: учитываются резервные копии, внешние сервисы и доступ привлечённых лиц. Самостоятельная работа пользователя с иностранным сервисом не означает, что такой сервис включён в систему обработки InCloud.

08Хранение и уничтожение

8.1. Данные хранятся не дольше, чем это необходимо для конкретной цели, если другой срок не установлен законом или договором в допустимых законом пределах. Условия хранения по основным целям приведены в разделе 2.

8.2. После закрытия кабинета и завершения расчётов данные, для которых не осталось цели и правового основания, уничтожаются в срок не более 30 календарных дней. Необходимые документы по исполнению договора и претензиям могут храниться отдельно для защиты прав в пределах применимых сроков исковой давности; состав и срок такого хранения должны быть обоснованы, а доступ ограничен.

8.3. Первичные учётные документы и другие обязательные бухгалтерские сведения хранятся в установленные законом сроки, в том числе не менее пяти лет после соответствующего отчётного года в случаях, предусмотренных статьёй 29 № 402-ФЗ. Это не означает, что весь аккаунт, все обращения или аналитические записи должны храниться столько же. Более длительные обязательные сроки применяются только к соответствующим категориям документов.

8.4. Записи Вебвизора доступны в сервисе в течение 15 дней, включая текущий день, согласно документации Яндекса. Срок действия отдельного cookie не равен сроку хранения серверной статистики. Иные аналитические данные обрабатываются до достижения цели анализа или прекращения соответствующего основания; после этого Оператор прекращает обработку и обеспечивает удаление либо надлежащее обезличивание в установленные законом сроки. Постоянное хранение только потому, что сервис технически это допускает, не является самостоятельным основанием.

8.5. После достижения цели или отзыва согласия применяются сроки и исключения статьи 21 № 152-ФЗ. При отсутствии другого основания для сохранения данные уничтожаются не позднее 30 календарных дней; специальные более короткие сроки приведены в разделе 10. Обработка для рекламы прекращается незамедлительно по требованию адресата.

8.6. Уничтожение электронных данных производится способом, исключающим восстановление их содержания в информационной системе, бумажных носителей — способом, исключающим прочтение. Уничтожение подтверждается в установленном Роскомнадзором порядке. Эти правила распространяются и на копии у лиц, обрабатывающих данные по поручению.

8.7. Если уничтожение в сроки частей 3–5.1 статьи 21 № 152-ФЗ объективно невозможно, данные блокируются и уничтожаются не позднее шести месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом. Это исключение не разрешает обычное использование данных или автоматическое продление хранения резервных копий.

09Ваши права

9.1. Вы вправе получить подтверждение обработки и сведения о её целях, основаниях, составе данных, источниках, получателях, поручениях обработки, сроках и трансграничной передаче; ознакомиться со своими данными; потребовать исправления, блокирования или уничтожения при наличии предусмотренных законом оснований.

9.2. Вы вправе отозвать согласие, потребовать прекращения обработки в предусмотренных законом случаях, отказаться от рекламы и обратиться в Роскомнадзор или суд для защиты своих прав. Доступ к своим данным и сведения об их обработке предоставляются бесплатно с соблюдением прав других лиц.

9.3. Если после отзыва согласия часть сведений должна обрабатываться для договора, исполнения закона или на другом допустимом основании, InCloud разъясняет, какие данные сохраняются, для чего и на какой срок. Отказ в удовлетворении требования должен быть мотивирован соответствующей нормой закона.

10Обращения и сроки ответа

10.1. Направить обращение можно на client@incloud.ru, на support@incloud.ru, через личный кабинет или по почтовому адресу из раздела 12. Укажите суть запроса и сведения, позволяющие найти ваше обращение или аккаунт. Пометка «Персональные данные» помогает маршрутизации, но не является обязательной.

10.2. Для формального запроса о доступе по части 3 статьи 14 № 152-ФЗ предусмотрены номер основного документа, удостоверяющего личность, дата выдачи и выдавший орган, сведения о связи с Оператором либо подтверждение факта обработки и подпись заявителя; электронный документ подписывается электронной подписью по законодательству РФ. При необходимости мы поясним порядок оформления и проверки полномочий представителя. Копия паспорта не требуется автоматически для любого обращения.

10.3. При наличии оснований данные блокируются на время проверки в порядке статьи 21 № 152-ФЗ. Запрос дополнительных сведений не даёт права произвольно продлевать установленные законом сроки. Ответ направляется в форме обращения, если вы не попросили иначе, с соблюдением требований закона.

11Защита данных

11.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры по статьям 18.1 и 19 № 152-ФЗ. Организация защиты включает определение ответственных лиц, внутренние правила обработки, ограничение и учёт доступа, обязанности конфиденциальности, обучение сотрудников и контроль соблюдения требований.

11.2. Технические меры выбираются с учётом угроз и требуемого уровня защищённости: защита соединений и средств доступа, регистрация событий безопасности, предотвращение несанкционированного доступа, обновление компонентов, резервирование и восстановление в установленном объёме. Наличие этой политики не заменяет фактическое выполнение мер защиты.

11.3. При инциденте с неправомерной или случайной передачей, предоставлением, распространением либо доступом, повлекшем нарушение прав субъектов, Оператор выполняет обязанности части 3.1 статьи 21 № 152-ФЗ: уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов и сообщает результаты внутреннего расследования в течение 72 часов с момента выявления. Принимаются меры к прекращению нарушения и уменьшению последствий.

12Контакты и редакция политики

Оператор

Общество с ограниченной ответственностью «Инклауд»

ИНН / КПП

7704469659 / 770401001

ОГРН

5187746015518

Почтовый адрес

121099, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Арбат, ул. Новый Арбат, д. 30/9, пом. 2Н

По персональным данным

client@incloud.ru
support@incloud.ru

Телефон

8 (495) 132-62-29

Личный кабинет

my.incloud.ru

Политика доступна без регистрации. Новая редакция применяется после публикации; обновление текста не является новым согласием пользователя, не изменяет задним числом полученные согласия и не ограничивает предусмотренные законом права.